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April 11, 2017

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Tudo o que você precisa saber para planejar o seu evento

02/03/2017

 A organização de eventos envolve uma série de detalhes. Um trabalho minucioso que exige planejamento e muita proatividade antes, durante e após a sua realização. Sim, dá bastante trabalho, mas também pode gerar ótimos resultados. Por isso, preparamos um guia de como planejar eventos passo a passo que vai facilitar a sua vida.

Mas porque investir na realização de eventos?
 

Você irá conferir mais adiante no texto como a organização de eventos é complexa, mas será que vale a pena mesmo todo esse trabalho? Se a atividade for conduzida de forma estratégica, as vantagens são muitas:

  • Fortalecimento da marca

Vincular a marca a um acontecimento interessante contribui para posicionar a empresa e aumentar sua visibilidade diante de seus públicos.

  • Reconhecimento da empresa

Promover um workshop ou outro evento para um público segmentado ajuda a instituição a tornar-se referência em determinado assunto, destacando-se no mercado como autoridade no tema.

  • Aproximação com o público

Encontros presenciais trazem o público mais perto de sua marca, representando ótimas oportunidades para capturar a atenção de seu público e reunir novos interessados.

Aprenda passo a passo como planejar eventos

1. Defina para que e para quem o evento se destina

 

Antes de tudo, trace os objetivos que você pretende conquistar com o evento e então determine o público que deseja atingir. É de extrema importância que estas definições estejam afinadas entre todos os envolvidos na organização, de forma que trabalhem em sintonia.

2. Escolha o tema do evento


Procure eleger um tema que atenda aos objetivos do evento, mas que também seja tendência no segmento, estimulando o público a participar para se atualizar.

3. Defina o formato do evento

 

 Comece escolhendo o dia, hora e local mais apropriados para seu público. Neste tópico, cabe ressaltar a importância da escolha do salão de eventos como parte da estratégia de sucesso da ação. Além de atender a todas as necessidades do evento, ajuda bastante se o espaço contar com uma rede de relacionamento em conexão com o seu público. Por esses e outros motivos centenas de profissionais estão preferindo um coworking a um espaço de eventos para realizá-los

4. Traga atrações

 

Busque palestrantes ou professores reconhecidos pelo seu público. Lembre-se que quanto antes você fizer os convites, mais chances terá de contar com os melhores profissionais. Mesmo que o principal atrativo do seu evento seja o conteúdo, vale criar outros estímulos, como batalhar kits com patrocinadores, caprichar no cardápio ou promover apresentações artísticas.

5. Providencie os recursos necessários

 

Faça um check-list de todas as necessidades técnicas para a sala de eventos, envolvendo desde a colher do cafezinho aos equipamentos multimídia. Notebook, flip chart, caixas de som, microfones, impressos que serão distribuídos. Tudo deve ser providenciado e testado com antecedência para evitar imprevistos.


É claro que se você estiver realizando o evento em um coworking poderá ficar mais tranquilo para delegar tais funções.

6. Faça uma boa divulgação


Faça um planejamento de divulgação estratégico, de maneira a otimizar a verba disponível. É possível divulgar um evento sem investimento em mídias pagas, abusando das redes sociais e de seu networking, mas para uma boa repercussão em mídias espontâneas é preciso contar com profissionais especializados. Neste sentido, a escolha em realizar o evento em um coworking também é vantajosa, pois você tem à disposição profissionais da área de divulgação, que sabem como fazer uma boa campanha. Afinal, para chamar público é preciso ter um material de comunicação eficiente, com um design atrativo, conteúdo bem exposto e a criação de formatos que conversem diretamente com o público, como uma chamada em vídeo específica para determinado nicho.

7. Inove

 

Crie uma marca pessoal para o seu evento. É preciso trazer algo  para surpreender seu público, seja do ponto de vista de decoração, cardápio, kits ou mesmo uma atração entre as palestras para criar um diferencial ao seu evento e superar as expectativas dos participantes.

8. Trabalhe no pós-evento


Depois da realização do evento, pegue o feedback de todos os públicos envolvidos para saber quais os pontos precisam ser aperfeiçoados em novas ações e mantenha o relacionamento ativo com os participantes.

E então, animado para começar a planejar eventos? Saiba que você pode contar com o salão de eventos do CoNéctar e toda a estrutura necessária para fazer do seu evento um sucesso.


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